การบริหารเวลา
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)
www.drsuthichai.com
คนเรามีเวลา 24 ชั่วโมง เท่ากัน ไม่ว่าจะเป็นยาจก มหาเศรษฐี คนทุกคนมีเวลาเท่ากัน แต่คนที่ประสบความสำเร็จทำไมถึงประสบความสำเร็จ อีกทั้งหากเราลองไปศึกษาการทำงานในแต่ละวันของเขา เราจะทราบว่าคนที่ประสบความสำเร็จมักใช้เวลาน้อยกว่า แต่สามารถสร้างความร่ำรวยได้มากกว่าคนที่ไม่ประสบความสำเร็จ นี่คือสิ่งที่น่าสนใจ น่าศึกษาและน่าเรียนรู้
กฎ 80 และ 20 ของ วิลเฟรโด ปาเรโต นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี ได้อธิบายว่า 20 % ของประชากรทั้งหมดจะเป็นเจ้าของทรัพย์สมบัติจำนวนถึง 80 % ของประเทศ กฎนี้สามารถประยุกต์ใช้กับกิจกรรมอย่างอื่นๆ ได้ด้วย เช่น เราจะสังเกตว่า เรามักใช้เวลาไปถึง 80 % แต่มักได้ผลตอบแทนเพียงแค่ 20 % แต่คนที่ประสบความสำเร็จ เขาทำในสิ่งที่ตรงข้ามกล่าวคือ เขาใช้เวลาเพียงแค่ 20 % แต่ได้ผลตอบแทนเท่ากับ 80 % ผมขอขยายความในส่วนนี้เพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น นักขายส่วนใหญ่มักเสียเวลาไปนำเสนอขายสินค้าแก่ลูกค้ารายเล็กจำนวนถึง 80 ราย ซึ่งลูกค้ารายเล็กมักมียอดสั่งซื้อเพียง 20 % เมื่อเทียบกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้ารายใหญ่เพียง 20 ราย แต่สั่งซื้อสินค้าถึงจำนวน 80% ของยอดขายทั้งหมด
ฉะนั้นหากพวกเราต้องการประสบความสำเร็จก็จงทำตามคนที่ประสบความสำเร็จเขาทำ กล่าวคือ เราต้องขายสินค้าให้แก่ลูกค้ารายใหญ่ที่มีจำนวน 20 % ก็จะทำให้เราทำงานเหนื่อยน้อยลง และประหยัดเวลาได้มากขึ้น
การเป็นนักบริหารเวลาที่ดีควรมีการวางแผนการทำงานของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายสามเดือน รายปี รายห้าปี เป็นต้น ซึ่งการวางแผนที่ดีเราควรมีเครื่องมือช่วย ก็จะทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว และทำให้การทำงานง่ายขึ้น เครื่องมือในที่นี้ก็คือ ตารางเวลาทำงาน ไดอารี่ สมุดบันทึก ปฏิทิน โทรศัพท์มือถือสมัยใหม่มักมีโปรแกรมในการช่วยบริหารเวลา Ipad เป็นต้น
การเป็นนักบริหารเวลาที่ดี มักต้องย่อมให้มีการกระจายอำนาจความรับผิดชอบ กิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยก็ควรเปิดโอกาสให้คนอื่นทำแทน กล่าวคือ การใช้เวลาของคนอื่นในการทำงานของเรา เช่น การฝากเงินธนาคาร การชำระค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา การเสียค่าโทรศัพท์ ฯลฯ ควรหาคนทำงานแทน
ผู้ที่ต้องการบริหารเวลาควรที่จะต้องมีการทบทวน ตรวจสอบ เวลาของตนเองในแต่ละวัน ควรพิจารณาดูว่า เราใช้เวลามากไปสำหรับงานที่ให้ผลตอบแทนที่ต่ำหรือเปล่า หากว่าเป็นเช่นนี้ก็ควรมีการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมใหม่ เพื่อให้เกิดประโยชน์ในการใช้เวลามากยิ่งขึ้น เช่น การโทรศัพท์คุยเรื่องส่วนตัวมากไปก็ควรลดเวลาโทรศัพท์ลงแล้วเปลี่ยนไปโทรศัพท์ติดต่องานกับลูกค้าแทน , การเล่นอินเตอร์เน็ต การเล่นเกมส์ การดูโทรทัศน์มากเกินไป ก็ควรลดแล้วหันไปอ่านหนังสือแทน ฯลฯ
ท่านสามารถบริหารเวลาได้โดยการประหยัดเวลาคือการทำกิจกรรมสองอย่างคู่กันได้ เช่น การขับรถพร้อมกับการเปิดเทปวิชาการฟัง การรดน้ำต้นไม้กับการฟังเพลง การทำความสะอาดบ้านกับการฟังข่าวทางวิทยุ ฯลฯ แต่กิจกรรมบางอย่างไม่ควรทำคู่กันเพราะจะทำให้เกิดอันตรายขึ้นได้ เช่น การโทรศัพท์ขณะขับรถ หรือ ดื่มสุราขณะขับรถ
อีกทั้งท่านสามารถประหยัดเวลาในขณะที่ต้องรอรถ รอดูภาพยนตร์ รอแถว รอเรียน โดยการอ่านหนังสือ การเขียนหนังสือ ฟังเทป ผู้เขียน ก็เป็นอีกคนหนึ่งที่ใช้เวลาในการเดินทางไปที่ต่างๆ บางครั้งต้องเดินทางด้วยเครื่องบิน ต้องไปก่อนเวลาทำให้ต้องรอ แต่ก็ได้ใช้ประโยชน์จากการรอขึ้นเครื่องบิน โดยการเอาคอมพิวเตอร์แบบกระเป๋าหิ้วขึ้นมาทำงาน เตรียมงานในวันพรุ่งนี้ หรือ บางครั้งก็สะสางทำงานที่ค้างไว้
การใช้เทคโนโลยีช่วยในการประหยัดเวลา เมื่อจำเป็นจะต้องเดินทางไปพบลูกค้า เราควรโทรศัพท์ไปหาก่อนเพื่อลดความผิดพลาด อีกทั้งไม่ก่อให้เกิดการเสียเวลาหากไปหาแล้วลูกค้าไม่อยู่ การส่งอีเมล์แทนจดหมาย ก็ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายได้ หรือหากต้องมีการประชุมแต่ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่คนละจังหวัดเราก็สามารถประชุมทางไกลผ่านวิดีโอหรือผ่านทางเว็บไซต์ได้ ดังนั้น หากท่านสามารถทำงานที่บ้านของตนเองได้โดยใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยก็จะทำให้ท่านลดการใช้เวลาในการเดินทางไปที่ทำงานได้ถึงเฉลี่ยวันละ 1-3 ชั่วโมงเลยทีเดียว
การจัดลำดับความสำคัญของงานก็มีความสำคัญในการบริหารเวลา นักบริหารเวลาที่ดีต้องรู้จักจัดลำดับของงานเพื่อใช้ในการบริหารเวลา เช่น จัดลำดับดูว่า งานไหนสำคัญ งานไหนไม่สำคัญ งานไหนเร่งด่วน งานไหนไม่เร่งด่วน
สุดท้ายในการบริหารเวลาที่ดี เราต้องมีการประเมินผล มีการตรวจสอบ มีการทบทวนเวลา ในแต่ละวัน เพื่อที่จะได้ปรับปรุง แก้ไข เปลี่ยนแปลงให้การบริหารเวลาของเราเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประสิทธิผล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น